Automatisierung von Dokumenten-Workflows

BENS Server als Mittel für Prozess Automatisierung

Der BENS Server eignet sich hervorragend für die Prozessautomatisierung von Dokumentenverarbeitung.

Mit BENS Filtern und Plugins können sowohl Druckdaten als auch PDF Dateien, Grafikdateien und E-Mails verarbeitet werden.

Standard Filter und Plugins

Viele Prozesse können mit Standard Filtern und Plugins (out of the box) realisiert werden

Standard Filter und Plugins

Standard Filter und Plugins sind verfügbare, konfigurierbare Programme (out of the box) für den BENS Server. Sie dienen der Automatisierung und Optimierung von Prozessen der Dokumentenverarbeitung. Je nach Programm und Konfiguration können Filter und Plugins die Dokumente analysieren, modifizieren, ergänzen, weiterleiten oder Ähnliches. Dadurch lassen sich sowohl einfache als auch komplexe Dokumenten-Workflows realisieren. Beispiele von Standardfiltern sind: der Barcode Filter, der Macro Filter und der CarbonCopy Filter.

Prozesse

  • Elektronische Briefköpfe (Overlays), Logos, AGB’s usw.
  • Elektronische Durchschläge von Seiten mit Wasserzeichen
  • Papierschacht Zuordnung zu bestimmten Seiten
  • Barcode Druck
  • Konvertierung von Daten (z. B. Druckdaten in PDF)
  • Drucklastverteilung auf mehrere Drucker (Load Balancing)
  • Schutz vor Ausfall (Failover)
  • Verschlüsselung von Druckdaten

Workflow

Zum Workflow können viele Schritte gehören, wie z. B.:

  • Empfangen, weiterleiten und distribuieren von Daten
  • Auslesen von Daten aus Dokumenten
  • Konvertierung von Dokumenten in andere Formate (z. B. PDF)
  • Lesen aus und schreiben in eine Datenbank
  • Kommunikation via E-Mail
  • Lesen und Speichern von Daten in Hotfoldern
  • Hinzufügen von Daten zu Dokumenten (z. B. Barcodes, Logos, Briefköpfe, Wasserzeichen).

BENS PCL Barcode Filter

Fügt on-the-fly generierte Barcode Images zu PCL5 Druckdaten hinzu. Wird meist mit SAP Systemen verwendet.

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BENS PCL Unicode Filter

Konvertiert Unicode Daten in ASCII-Daten. Wird auf Druckern verwendet, die keine Unicode Fonts zur Verfügung stellen.

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BENS Prescribe to PCL Filter

Konvertiert Kyocera Prescribe Druckdaten (!R!) in Standard PCL5 Druckdaten

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BENS OCR-A/OCR-B Filter

Ermöglicht den Druck von Daten, die für die Ausgabe mit OCR-A und OCR-B Fonts formatiert sind

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BENS Carbon Copy Filter

Erzeugt On-the-fly-Kopien von Seiten oder Dokumenten mit der Möglichkeit, verschiedene Papierquellen für bestimmte Kopien, Finishing etc. zu definieren.

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BENS PCL Macro Filter

Fügt PCL5/PCLXL-Makros (Overlays) zum PCL5/PCLXL-Datenstrom hinzu. Makros werden zentral auf dem BENS Server gespeichert, anstatt dezentral auf den Zieldruckern. Mit dem kostenlosen Macro-Konfigurator für Windows wird eine Konfiguration erstellt, in der definiert wird, welche Macros auf welcher Seite gedruckt werden. Macro-Steuersequenzen in PCL5-Dateien werden auch unterstützt. Macros können mit dem kostenpflichtigen Programm für Windows „Barcode Generator Enterprise“ aus Vorlagen erstellt werden.

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BENS Postscript Macro Filter

Fügt Postcript Makros (Overlays) zum Postscript Datenstrom hinzu. Postscript Makros werden zentral auf dem BENS Server gespeichert werden, anstatt dezentral auf den Zieldruckern. In einer Konfiguration wird festgelegt, welche Macros auf welcher Seite gedruckt werden. Postscript Macros werden mit dem kostenpflichtigen Programm Postscript Macro Generator Enterprise erstellt. Die für den Filter benötigte Konfiguration wird von dem Postscript Macro Generator Enterprise automatisch erstellt.

BENS UniversalExchanger

Ersetzt on-the-fly Daten in der Eingangsdatei nach Regeln, die in einer Konfigurationsdatei festgelegt werden.

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BENS SplitSpool Filter

Teilt große Spooldateien in einzelne Dokumente auf, die in der Spooldatei enthalten sind (z. B. Rechnungen).

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BENS MergeJobs Filter

Führt mehrere Dokumente in einer Spooldatei zusammen.

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BENS Alias Filter

Ersetzt den Benutzernamen aus dem SAP-Systeme gegen den Benutzernamen der gleichen Person aus dem Active Directory aus.

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BENS Follow me option

Ermöglicht das Abrufen zuvor erstellter Ausdrucke von jedem Drucker im Druckernetzwerk.

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BENS IOS Printing option

Ermöglicht das Drucken mit Apple-Geräten auf Druckern, die den IOS-Druck nicht unterstützen.

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BENS DataCompress Filter

Komprimiert Daten vor dem Versand an einen anderen BENS Server und decomprimiert sie auf dem Ziel BENS Server, bevor die Daten weiter zum Drucker gesendet werden. Wird vorwiegen für Druckdatenübertragung über weite Strecken genutzt.

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BENS Load Balancing Modul

Verteilt Druckaufträge von einer Druckerwarteschlange auf verschiedene Zieldrucker mit dem Ziel, eine gleichmäßige Auslastung der Drucker zu erreichen, oder verteilt die Anzahl der gewünschten Kopien eines Dokuments auf verschiedene Drucker um so einen höheren Druckumsatz zu erreichen.

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BENS Failover-Plugin

Wechselt automatisch das Ausgabegerät, wenn das verwendete Zielgerät ausgefallen ist. Zur höhren Sicherheit können mehrere Zielgeräte hintereinander als Ausweichsgeräte definiert werden.

BENS PDFFormFill Modul

Füllt variable Felder von PDF Dateien (Formularen), die auf dem BENS Server gespeichert wurden, mit variablen Daten. Die variablen Daten werden als Druckjob empfangen oder z.B. aus einem Hotfolder gelesen.

BENS Intelligent Duplexer

Erzeugt aus Simplex- oder Mixplex-Dokumenten Duplex-Dokumente, ohne das Erscheinungsbild der Originalausgabe zu verändern. Bevor die Funktion aktiviert wird, wird geprüft, ob dies einen Zeitvorteil beim Druckern darstellt. Bei mangelndem Zeitvorteil wird die Duplex-Funktion nicht ausgeführt.

BENS PrinterSpoolCheck

Kommuniziert mit dem Drucker, um einen Überlauf des Druckerpuffers oder den Verlust von Druckdaten zu vermeiden, der auftreten kann, wenn zu viele Druckaufträge an den Drucker gesendet wurden.

BENS Scale2OneSize

Skaliert verschiedene PDF-Dokumente auf eine Größe, entsprechend der in einer Konfigurationsdatei definierten Mediengröße.

BENS Intelligent PDFOMRGenerator

Erzeugt OMR-Markierungen für Kuvertiermaschinen und fügt den für jede Seite errechneten OMR Code auf die jeweilige Seite ein. Größe und Position des OMR Codes sind konfigurierbar.

BENS PDF-Watermark

Druckt vordefinierte und auf dem BENS Server gespeicherte Wasserzeichen auf PDF-Dokumente. Postion und Seiten für jedes Wasserzeichen sind frei konfigurierbar.

IPDS to PCL Converter

Konvertiert IPDS-Druckdaten in PCL5-Druckdaten

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IPDS to Postscript Converter

Konvertiert IPDS-Druckdaten in Postscript-Daten

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AFPDS to PCL Converter

Konvertiert AFPDS-Druckdaten in PCL5-Druckdaten

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AFPDS to Postscript Converter

Konvertiert AFPDS-Druckdaten in Postscript-Daten

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BENS Clever Print Filter

Fördert sparsames Drucken durch Forcieren von duplex-, schwarz/weiß- und – wenn vom Drucker unterstützt – tonersparenden Druck.

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BENS PrintToBox

Sendet empfangene Druckjobs in das in der Konfiguration angegebene elektronische Postfach des Konica Minolta MFP’s. Der Filter wurde für Anwender entwickelt, die aus Umgebungen ohne Windows-Druckertreiber drucken (z.B. SAP/4 Hana).

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Custom Filter und Plugins

Custom BENS Plugins für vielfältige Aufgaben

Custom Filter und Plugins

Für Prozesse, die besonders spezifisch für Ihre Firma sind, bieten wir unseren Programmierservice an. Unsere sehr erfahrenen Programmierer stellen in den meisten Fällen in wenigen Tagen ein Programm (BENS Plugin) zusammen, das Ihren firmenspezifischen Dokumenten-Workflow abbildet und automatisiert.

Prozesse

Ein BENS Plugin kann vielfältige Aufgaben erledigen, z.B:

  • Druckdaten oder PDF-Dateien über standard-Druckprotokolle (raw, lpr, IP, IPP…) empfangen
  • Dokumente aus Netzwerk-Hotfoldern lesen
  • Dokumente aller Art lesen, analysieren, modifizieren, vervielfältigen und vieles mehr
  • Mit Datenbanken kommunizieren (lesen, schreiben, Fragen stellen u.s.w.)
  • E-Mails empfangen und versenden
  • Verarbeitete Dokumente an die nächste Station weiterleiten.

Das sind:

  • Drucker
  • Server
  • Hotfolder
  • E-Mail
  • Datenbanken

Custom Filter und Plugins:
Prozess-Automatisierung

  1. Über 30 Sachbearbeiter des Kunden drucken auf einem Drucker Steuerbescheide. Jeder Steuerbescheid besteht aus 10 bis 30 einzelnen Druckjobs. Vor der Realisierung des Projektes wurden die Druckjobs einzelner Mandanten miteinander vermischt und mussten nach dem Drucken mühsam auseinander sortiert werden. Der Kunde wünschte eine Lösung, die das vermischen der Druckjobs verhindert und die Ausdrucke für einzelne Mandanten deutlich auseinanderhält.
  2. Das Plugin auf den BENS Printserver sammelt Druckjobs, und sortiert diese nach Steuernummer.
  3. Alle Druckjobs mit der gleichen Steuernummer werden zu einem Druckjob zusammengefügt. Der Vorgang für eine bestimmte Steuernummer ist beendet, sobald nach einer gewissen Zeitspanne keine Druckjobs mit gleicher Steuernummer mehr gefunden werden.
  4. Am Anfang von jedem Druckjob wird ein Blatt mit dem Text „Anfang Steuernummer XXXX/YYYY“ und am Ende mit dem Text „Ende Steuernummer XXXY/YYYY“ hinzugefügt.
  5. Sobald ein Druckjob mit einer bestimmten Steuernummer fertig ist, wird er an den Drucker gesendet. Die jeweiligen Bündel pro Steuernummer sind vorsortiert. Der Prozess läuft automatisch in kürzester Zeit ab und es kann zu keinen Fehlern bei der Auseinandersortierung mehr kommen.

Custom Filter und Plugins:
PDF-Verarbeitung

  1. Der Kunde erzeugt PDF-Dateien. Jede PDF-Datei beinhaltet mehrere Dokumente. Die einzelnen Dokumente sollen geheftet werden.
  2. Auf der letzten Seite von jedem Dokument befindet sich – immer an gleicher Position- ein Barcode.
  3. Das Plugin auf dem BENS Printserver sucht auf jeder Seite nach dem Barcode. Die Seite, auf der ein Barcode gefunden wird, wird als letzte Seite des aktuellen Dokuments identifiziert.
  4. Die PDF-Datei wird in einzelne Dokumente gesplittet.
  5. Jedes Dokument wird mit einem Heftbefehl versehen und anschließend an den Drucker gesendet.
  6. Die bisher in einem Stapel gedruckten Dokumente kommen nun am Drucker einzeln, versetzt und geheftet raus.

Custom Filter und Plugins:
PDF-Verarbeitung

  • Die ERP einer Hausverwaltung generiert verschiedene PDF Dokumente. Jede PDF-Datei ist einem Thema gewidmet (z.B. Anschreiben, Abrechnung usw.). Jede PDF-Datei beinhaltet allerdings Dokumente für alle Eigentümer. Die Dokumente für jeden Eigentümer sollen voneinander in einzelne PDF-Dateien getrennt werden, damit sie zu verschiedenen Versandprozessen zugeführt werden können.
  • Bisher druckten Mitarbeiter der Hausverwaltung die PDF Dateien, sortierten die Einzelnen Dokumente pro Eigentümer auseinander und legten alle Dokumente für jeden Eigentümer wieder zusammen. Dieser Prozess sollte automatisiert werden.
  • Das BENS Plugin trennt die erhaltene PDF-Datei in einzelne Dokumente pro Eigentümer und sortiert diese nach Typ (Anschreiben, Abrechnung usw.). Anschließend werden alle Dokumente für jeden einzelnen Eigentümer zu einer PDF-Datei zusammengefügt.
  • Nachdem die PDF-Dateien für jeden Eigentümer zusammengestellt wurden, prüft das Plugin in der Datenbank der Hausverwaltung, ob das Dokument gedruckt oder an den Empfänger gemailt werden soll. Dokumente, die gedruckt werden sollen, werden an den Drucker gesendet, und Dokumente, die gemailt werden sollen, werden vom BENS Server an die aus der Datenbank ausgelesenen E-Mail Adressen gesendet.

Custom Filter und Plugins:
PDF-Verarbeitung

  • Der Kunde erzeugt PDF-Dateien, die mehrere Dokumente beinhalten. Die einzelnen Dokumente sollen geheftet werden.
  • Auf der letzten Seite von jedem Dokument befindet sich – immer an gleicher Position- ein Barcode.
  • Das Plugin auf dem BENS Printserver sucht auf jeder Seite nach dem Barcode. Die Seite, auf der ein Barcode gefunden wird, wird als letzte Seite des aktuellen Dokuments identifiziert.
  • Die PDF-Datei wird in einzelne Dokumente gesplittet.
  • Jedes Dokument wird mit einem Heftbefehl versehen und anschließend an den Drucker gesendet.
  • Die bisher in einem Stapel gedruckten Dokumente kommen nun am Drucker einzeln, versetzt und geheftet raus.