BENS Server – Digitalisierung von Dokumenten

BENS Server – Digitalisierung von Dokumenten

BENS ist ein leistungsfähiger, flexibler und skalierbarer Netzwerk Server, der durch den Einsatz von diversen Programmen- sog. Filtern und Plugins Prozessautomatisierungen in der Dokumentenverarbeitung ermöglicht und eine Verwaltung von Druckjobs und PDF Dokumenten zur Verfügung stellt.

Der BENS Server wird mit einem WEB-basierenden Verwaltungstool geliefert. Die intuitiv bedienbare Oberfläche dient dem Administrator zur Netzwerkkonfiguration, Definition der Ziele, Verwaltung von Lizenzen, Filtern und Plugins und Konfiguration von Automatisierungsprozessen.

Verfügbare Versionen

  • BENS Lite
  • BENS Hardware Appliance
  • BENS virtueller Server (für VMWare und Microsoft Hyper-V, andere nach Absprache)
  • BENS PP Spool (virtuell für VMWare und Microsoft Hyper-V)
  • BENS als von SAP zertifiziertes Output Management System (OMS nach BC-XOM 4.0)

BENS Lite

BENS Lite ist eine kleine, kostengünstige Hardware Appliance für den dezentralen Einsatz. Typische Einsatzgebiete sind Filialen an die aus der Zentrale aufbereitete Druckdaten übermittelt werden. Die Daten können z.B. in der Zentrale vor der Übertragung an die Filiale von einem Plugin auf einem virtuellen BENS Server komprimiert und in der Filiale vom BENS Lite Plugin dekomprimiert werden. Mit dem BENS Lite Printserver können bis zu 5 Drucker betreiben werden. Einige Funktionen vom BENS Hardware Appliance werden nicht unterstützt (z.B. Hotfolder).

BENS Hardware Appliance

Die Hardware Appliance wird eingesetzt:

  • Bei Kunden die über keine virtualisierte Umgebung verfügen.
  • Bei Kunden, die den BENS Hardware Server als Printserver bis max. 50 Drucker einsetzen und eine Hardwarelösung vor einer virtuellen Lösung bevorzugen. Die Hardware Appliance kann mit einer zweiten Hardware Appliance zur Ausfallsicherung im sog. Master / Slave Verbund gekoppelt werden. Beim Ausfall des Masters übernimmt in diesem Fall der Slave automatisch den produktiven Betrieb. Der Administrator bekommt eine E-Mail Benachrichtigung über den Vorfall.

BENS als virtueller Server

Der virtueller BENS Server wird eingesetzt:

  • Bei Kunden die über eine virtualisierte Umgebung (VMWare, HyperV oder andere) verfügen.
  • Bei Kunden, die den BENS Server als Printserver für große Druckerlandschaften einsetzen – über 50 bis mehrere Hundert Drucker.
    Der virtuelle BENS Server ist skalierbar. Dem System können beliebig zur Verfügung stehendende Ressourcen zur Verfügung gestellt werden:

    • Prozessor-Cores
    • Hard-Disk Speicher
    • RAM

BENS PP Spool (nur virtuell)

BENS PP Spool basiert auf dem BENS als virtueller Server und stellt ein Operator Interface zur Verwaltung von Druckjobs für Produktionsmaschinen zur Verfügung, u.A.

  • Anzeige der Seitenzahlen von eingegangenen Druckjobs (PCL5, PCLXL, Postscript, PDF, IPDS, AFP)
  • Anzeige von Job-Infos
  • Anzeige der Druckvorschau für PCL5, PCLXL, Postscript und PDF-Dateien
  • Sortieren von Druckjobs nach diversen Kriterien
  • Mehrfachselektion von Druckjobs für gleiche Verarbeitungsart
  • Klonen und Umbenennen von Druckjobs
  • Manuelles und automatisches Archivieren von Druckjobs ohne zu drucken
  • Reaktivieren von Druckjobs aus dem Archiv
  • Zeitversetztes Drucken
  • Job Tickets mit Verarbeitungsanweisungen für einen Druckjob (z.B. Heften)
  • Anzeige und Austausch von Job-Parameter durch den Operator (z.B. Wechsel von Schachtnummern)
  • Freie Wahl des Zieldruckers durch den Operator
  • Nachdruck auf beliebigem Zieldrucker
  • Seitengenauer Nachdruck (Seite von … bis)
  • Aktuelle Drucker-Display Informationen (z.B. Status, Papiermangel u.Ä).
  • Aktueller Drucker-Seitenzähler und fortlaufende Anzeige der tatsächlich gedruckten Seiten

BENS als von SAP zertifiziertes Output Management System (OMS nach BC-XOM 4.0)

Das externe Output Management System (OMS) übernimmt die Verwaltung der vom SAP-System erstellten Druckaufträge und meldet deren aktuellen Status an das SAP-System zurück.

Das Plugin „BENS OMS/BC-XOM“ implementiert die von SAP definierte BC-XOM Schnittstelle zusammen mit der Erweiterung für das Verwalten von SAP-Druckern außerhalb des SAP-Systems, d. h. dass jeder auf dem BENS angelegter Drucker automatisch auch auf dem SAP-System erstellt wird. Die SAP-Drucker können über das BENS Interface angelegt, gelistet, geändert, oder gelöscht werden. Eine Importfunktion von Druckern mit deren Eigenschaften aus Excel ist zusätzlich implementiert, so dass das Anlegen und Verwalten von großen Druckerlandschaften enorm erleichtert wird.

Die im SAP-System definierten Drucker benutzen den Verbindungstyp (sog. Koppelart) „E“.

Alle sonstigen Features des BENS Servers (Filter, Plugins, Prozessautomatisierungen) können zusammen mit dem OMS genutzt werden.


Arbeiten mit BENS Filtern

Im Rahmen der digitalen Dokumentenverarbeitung lassen sich mit Filtern auf dem BENS Server viele Aufgaben gleichzeitig erledigen:

  • Das Zusammenführen von Druckdaten und digitalen Vorlagen, wie z.B. Briefkopf oder Logo.
  • Das Hinzufügen einer Seite mit AGB’s zu den Druckdaten. Die AGB’s können z.B. auf der Rückseite von ausgewählten Seiten oder als zusätzliche Seite gedruckt werden.
  • Das Erstellen von elektronischen Durschlägen von einzelnen Seiten oder Kopien ganzer Dokumente.
  • Das Aufbringen von verschiedenen Wasserzeichen auf einzelne Durchschläge oder Kopien.
  • Das Management der Papiersteuerung für verschiedene Seiten, Durchläge oder Kopien. Automatische Auswahl von Papiersorten bzw. Papiereinzugsschächten für einzelne Seiten oder Kopien eines Dokuments.
  • Die Endverarbeitung der Dokumente am Drucker, z.B. Heften oder Lochen, Ausgabe auf verschiedenen Ablagen.
  • Umwandeln der Druckdateien in PDF Dateien und das Ablegen in einem Hotfolder
  • Verteiltes senden von Dokumentenkopien an verschiedene Ziele, z.B. Ausdruck einer Rechnungskopie in der Poststelle und am Drucker in der Buchhaltungsabteilung.

… und vieles mehr.

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Konverter (Konvertierung mit BENS Filtern)

Mit den passenden Filtern für den BENS Server können verschiedene Datenkonvertierungen vorgenommen werden:

  • IPDS/AFPDS zu PCL
  • IPDS/AFPDS zu Postscript
  • Postscript zu PDF
  • PCL zu PDF
  • Prescribe zu PCL
  • ZPL (Zebra) zu PCL
  • PCL zu ZPL (Zebra)
  • Nahezu alle Eingangsdaten können in ein Grafikformat umgewandelt werden (PNG, JPG, TIFF, BMP usw.)

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